Kiiminkiläinen urheiluseura Kiimingin Urheilijat Ry on jo jonkin aikaa kaivannut uudistusta ulkoiselle viestinnälleen. Aikaa tai keinoja viestinnän uudistamiselle ei vain ole meinannut löytyä. Siksi päädyin osana opinnäytetyötäni kehittämään seuralle kattavaa ulkoisen viestinnän suunnitelmaa, jonka avulla viestintää on mukavaa, helppoa ja rakentavaa tehdä.
Viestintäsuunnitelman tavoitteena on ennen kaikkea tehdä tavoittavampaa ja parempaa viestintää sekä yhdenmukaistaa seuran viestinnän malleja. Viestintäsuunnitelmasta luotiin seuran tarpeita vastaava ja helposti luettava tekstitiedosto, joka sisältää ohjeet muun muassa tiedottamiseen ja sosiaalisessa mediassa viestimiseen.
Osana produktiota seuralle luotiin myös uudet profiili- ja kansikuvat Facebookiin ja Instagramiin.
EN: Kiimingin Urheilijat Ry (short KiimU) is a sports association from Kiiminki, Oulu. For past years KiimU has intented to renew their external communication. I decided to develop them a communications strategy for external communications as a practical part of my thesis.
The goal was to develop an easy and practical guide for external communications, which can be used to reach wider audiences and make KiimU:s communication more congruent.
As a part of this strategy I created KiimU new profile pictures for social media as well.
Tekijä:
Terhi Ojala – Tekijätuottaja
Mitä viestintäsuunnitelma pitää sisällään?
Opinnäytetyön produktio-osana tuotettu viestintäsuunnitelma Kiimingin Urheilijat Ry:lle on 15-sivuinen käytännön opas seuran ulkoisen viestinnän kehittämiseen. Suunnitelman tavoitteena on auttaa urheiluseuraa tekemään tavoittavampaa ja parempaa viestintää matalalla kynnyksellä. Suunnitelman tekstiä on täydennetty havainnollistavilla kuvilla ja esimerkeillä. Suunnitelman oheen seuralle luotiin myös päivitetyt profiili- ja kansikuvat sosiaalisen median tileille.
Viestintäsuunnitelman kokoaminen aloitetaan viestinnän tavoitteiden asettamisella ja sopivan lähdemateriaalin keräämisellä. Viestintäsuunnitelman tekijän on tärkeää oppia ymmärtämään eri viestinnän tapoja, alustoja ja menetelmiä, jotta voi sovittaa niitä juuri kyseessä olevan viestintäsuunnitelman käyttäjän tarpeisiin. Kaikkia viestinnän menetelmiä ei tarvitse esitellä, jos ne eivät ole kannattavia juuri tekeillä olevan viestintäsuunnitelman ja sen tavoitteiden kannalta.
Viestintäsuunnitelman tekoprosessissa on hyvä kiinnittää huomiota siihen, että suunnitelman teksti säilyy helppolukuisena, sillä kaikki suunnitelman lukijat eivät todennäköisesti ole viestinnän ammattilaisia. Yksi suunnitelman tarkoitus on helpottaa viestinnän tekemistä, ja liian monimutkaiseksi muotoiltu asia vie helposti mielenkiinnon viestinnän tekemiseltä.
Viestintäsuunnitelmasta kannattaa pyytää tilaajalta palautetta eri vaiheissa prosessia. Tämä antaa tilaajalle mahdollisuuden vaikuttaa suunnitelman sisältöön ja antaa myös tekijälle suuntaviivoja suunnitelman viimeistelyä ajatellen.
